Le télétravail forcé

Ça fait quelques semaines maintenant que la plupart d’entre nous travaille confinée à la maison parfois avec les enfants à gérer et la classe à animer. Dans mon cas, il faut que je jongle avec les biberons de mon bébé de 5 mois et l’apprentissage de la lecture et du calcul pour ma grande qui est en CP.

Donc vous vous en doutez, et en fait comme pour beaucoup beaucoup de gens en France, le télétravail n’est pas des plus aisé.

Pourtant le télétravail n’a rien de nouveau pour moi. Jusqu’à la naissance de mon fils je travaillais pour Microsoft et le télétravail c’est un peu le cœur de métier de Microsoft; toute leur technologie est basée sur la possibilité du travail à distance avec par exemple des applications comme skype ou teams pour se parler et se voir, et Office et le Cloud pour partager ses documents.

En l’occurrence, moi j’étais basée à Paris mais je travaillais principalement avec des gens basés un peu partout en Europe ; mon équipe était éparpillée au Portugal, en Angleterre, en Allemagne, au Danemark et bien sûr aux Etats-Unis. On essayait de se voir physiquement une fois par trimestre, voire une fois par semestre et franchement ça fonctionnait très bien.

Et vous savez quoi, idem pour mes clients. Je gérais le site e6commerce de Microsoft pour les professionnels, donc pour une partie de mes clients je n’avais aucun contact direct avec eux, tout se passait au travers du site, mais pour la majorité des clients il y a avait une phase de négociation qui se faisait soit avec moi soit avec quelqu’un de mon équipe, et en général tout se faisait au téléphone. On ne se rencontrait physiquement quasiment jamais.

Et croyez moi, c’est pas ça qui ralentissait nos ventes. Et ça c’est une excellente nouvelle, parce qu’évidemment en ce moment on ne peut pas voir nos clients, on ne peut pas faire de réunion physique avec eux ou les inviter à déjeuner. Donc tout doit se faire à travers un ordinateur ou un téléphone. Et si ça marchait pour Microsoft et que vous avez un site internet, il y a de bonnes chances que ça puisse marcher pour vous aussi.

Soyons clairs, ceux qui ont un site e-commerce aujourd’hui sont bien plus chanceux que ceux qui vendent en magasin. En fait, pour beaucoup de gens aujourd’hui avoir un site internet est juste vital.

Bon mais c’est bien beau tout ça, mais ce n’est évidemment pas parce que vous avez un site internet que tout va bien, et que vous n’avez qu’à regarder l’argent tomber sur votre compte en banque. J’adorerais vous dire que c’est le cas, mais si vous écoutez régulièrement le podcast du marketing vous savez bien que c’est un peu plus compliqué que ça.

Donc oui, évidemment, il va falloir passer par la case télétravail.

Alors pour tout vous dire, ça fait un petit moment que je voulais faire un épisode sur le fait de travailler à la maison parce que la plupart des entrepreneurs n’ont pas de bureau et travaillent de chez eux, enfin en tous cas c’est généralement le cas au début de leur activité. Donc c’est un sujet qui me semble important à aborder; mais évidemment, le confinement donne un tout autre sens à cet épisode donc j’ai décidé d’avancer un peu sa parution et de vous proposer mes 5 piliers pour réussir votre télétravail.

L’épisode est assez dense donc je vous ai préparé un résumé à télécharger pour voir facilement en une page ce qu’il y a à mettre en place. C’est un bon reminder à coller au dessus de son bureau histoire de savoir où l’on va. Pour le télécharger, il vous suffit d’aller sur lepodcastdumarketing.com/cadeau31.

Formation

Bon mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je voudrais faire un petit aparté pour vous demander votre avis. En ce moment je travaille sur différents programmes de formation pour des écoles de commerce, dont un pour apprendre à créer un site internet de A à Z.

On le voit très bien en ce moment avec le confinement, avoir un site e-commerce peut littéralement sauver un commerce. Littéralement. Et on peut imaginer que même une fois le confinement terminé, les gens continueront à privilégier les achats en ligne pour limiter leurs interactions sociales.

Et dans le même temps, je sais que beaucoup d’entre vous n’ont pas leur propre site ou en on un mais n’en sont pas totalement satisfaite.

Ma question c’est est-ce qu’une formation dans laquelle je vous montrerais exactement comment je fais pour créer mes sites internet vous intéresserait? Mon idée ce serait de vous montrer les choses en détail, notamment en filmant mon écran d’ordinateur pour vous guider pas à pas depuis l’hébergement jusqu’à la publication du site.

Si cette formation pourrait vous intéresser, envoyez moi un mail à l’adresse du podcast contact@lepodcastdumarketing.com. Je vous tiendrai informée dès que tout est près et évidemment vu que vous m’aurez incitée à construire cette formation, je vous ferai un prix d’ami. Donc je vous rappelle l’adresse email contact@lepodcastdumarketing.com. Pas besoin de me faire un long discours, un petit mot du genre ‘je suis intéressée par la formation’ suffira. Bon bien sûr si vous avez envie de m’en dire plus sur ce dont vous auriez besoin, n’hésitez pas, je prends toutes les bonnes idées.

Organisation

Allez revenons à notre sujet d’aujourd’hui, c’est parti pour voir ensemble mes 5 piliers pour un télétravail réussi.

Le tout premier, c’est évidemment revoir son organisation.

Le risque à la maison, c’est de se laisser distraire par le quotidien: lancer une machine, étendre la machine, passer un coup de balais ou tout simplement se laisser glisser dans le canapé devant Netflix.

On ne va pas se mentir, la tentation sera là à un moment ou un autre.

Et la meilleure défense c’est l’attaque. Pour ne pas se laisser happer par toutes les choses qu’on a à faire à côté du boulot, et bien il faut une organisation en béton.

Pour savoir exactement ce que vous avez à faire et comment le mettre en place, je vous renvoie à l’épisode 27 Organiser son temps de travail.

Mais pour résumer il faut vous créer un process. Dans l’épisode 27, je vous propose de commencer par identifier vos tâches récurrente, celles que vous faites régulièrement, et ce que j’appelle vos tâches uniques, c’est-à-dire celles qui sont liées à un projet ad hoc.

Une fois que vous les avez identifiées, et bien il faut les placer dans votre agenda. Commencez par le faire à la semaine, mais idéalement il faudrait pouvoir le faire sur toute l’année avec des subdivisions au semestre, au trimestre, au mois et à la semaine. Bon mais là on est dans l’urgence, si vous arrivez déjà à positionner vos objectifs et vos plages de travail à la semaine ce sera déjà très bien.

Et puis, c’est bien beau d’écrire tout ça dans un agenda mais ça reste très théorique, alors moi je suis 7 grands principes pour m’assurer d’avancer. Encore une fois, je vous invite à écouter l’épisode 27 pour voir chaque principe dans le détail mais je vous redonne quand même ces 7 principes:

Le premier c’est faire passer les priorités avant le plaisir (désolée), ensuite suivre la règle des 3 objectifs, avoir un agenda papier parce qu’écrire à la main c’est engageant. Autre principe essentiel garder du temps non attribué pour l’imprévu, prévoir des tâches récréatives pour s’oxygéner le cerveau tout en travaillant. Ce que j’appelle les tâches récréatives, ce sont les tâches qui sont essentielles à votre business mais qui ne vous demande pas un haut niveau de concentration. Dans la même veine, il faut prendre soin de soi en faisant du sport.

A Paris on ne peut plus faire son jogging comme on veut, mais rien ne vous empêche de pousser le canapé du salon et vous faire une bonne petite séance de zumba, youtube est votre ami pour trouver un coach sportif. Et enfin dernier principe pour garder sa motivation au top : ne surtout pas oublier de célébrer les victoires.

L’idée de tout ça, c’est de commencer sa journée en sachant ce qu’on a à faire. Et puis plus encore, pour être efficace, et pour réduire le niveau de stress (parce qu’on ne va pas se mentir la période est loin d’être la plus sereine et c’est à peu près vrai pour tout le monde), donc pour réduire le niveau de stress il n’y a rien de mieux que de savoir où l’on va, d’avoir une vision et de faire des choix.

Ca ne résoudra pas tout et les choses ne se passeront d’ailleurs peut être pas comme prévu, mais au moins on sait ce qu’on a à faire. Et ça vaut encore plus si vous avez une équipe. Communiquez ce plan avec eux, il n’y a rien de pire que de ne pas savoir où va l’entreprise.

L’espace et le temps

Deuxième pilier pour réussir votre télétravail c’est d’avoir un espace spécifique pour travailler.

Idéalement une pièce dédiée, mais ça peut aussi être un petit coin de votre salon, de votre couloir ou de votre chambre. Peu importe mais l’idée c’est d’avoir un espace dédié au travail et tout le reste de la maison dédié au reste de votre vie. Par ce que travailler de la maison ne doit surtout pas vouloir dire transformer sa vie en travail. Surtout pas, ou vous risquer juste de perdre la raison.

Et le fait d’avoir un espace dédié à votre travail, ce n’est pas que pour vous assurer que vous ne passez pas tout votre temps à travailler. En fait ça marche aussi dans l’autre sens. Votre espace de travail, c’est l’espace dans lequel on ne vous dérange pas, c’est l’espace dans lequel on respecte que vous êtes en train de travailler, et votre travail est important.

Et puis il n’y a pas que l’espace à ré-organiser, il y a aussi le timing de la journée. Donnez vous des horaires pour démarrer le matin, ça vous évitera de passer 1h30 à boire un café ou un thé en regardant par la fenêtre ou en checkant les news ou Instagram.

Et à l’inverse, fixez l’heure à laquelle vous décidez d’arrêter de travailler, parce que le risque c’est de ne jamais s’arrêter. On aura toujours d’autres choses à faire et quand on est pris par le boulot, on ne voit pas le temps passer. Et c’est super. Mais votre vie n’est pas votre travail uniquement. Que vous viviez seule ou que vous soyez en couple avec ou sans enfants, dans tous les cas, il faut absolument préserver votre vie personnelle. Parce que c’est essentiel pour votre équilibre et donc votre capacité à vous concentrer.

Travailler avec une équipe

Bon mais télétravailler, ça ne veut pas nécessairement travailler seule. C’est mon troisième pilier, si vous avez une équipe, évidemment il va falloir faire des ajustements dans votre façon de travailler. Première chose bien sûr, vous tenir très informée de l’évolution des propositions du gouvernement pour soutenir les entreprises. Les lignes bougent régulièrement donc assurez-vous de ne pas perdre une occasion de vous faire aider. Si vous avez des salariés et des difficultés à travailler, le chômage partiel peut en être une.

Mais si vous et votre équipe avez toujours de quoi travailler, ce que bien sûr je vous souhaite de tout cœur, alors pas le choix, vous avez forcément dû faire évoluer votre façon de communiquer.

Et à mon avis, il y a trois choses essentielles à garder en tête quand on travaille à distance.

Le contact visuel

La première c’est garder le contact visuel. En général, le réflexe quand on est loin c’est d’utiliser le téléphone, et si vous êtes sur un outil comme skype ou teams, bien souvent vous n’enclenchez que l’audio pour discuter.

Alors évidement, ça à un intérêt si votre connexion internet n’est pas top, ça demande moins de puissance de ne pas enclencher la vidéo. Mais ça a aussi un désavantage, à force de ne pas se voir, on s’éloigne. Alors on n’est évidemment pas obligée de toujours être en mode vidéo. Après tout au boulot on ne passe pas son temps à regarder comment les yeux dans les yeux. Si vous avez une présentation à partager, il est évident qu’il sera bien plus intéressant de garder l’attention de votre équipe sur vos slides que sur vous, mais gardez en tête que pour conserver cet esprit d’équipe que vous avez mis tant de temps à construire, il faudra trouver des occasion d’échanger en face à face même s’il y a un écran entre vous.

Les échanges informels

Et le meilleur moment à mon avis pour le faire, c’est lors de moment d’échanges informels. Et c’est justement la deuxièmes des choses que je trouve essentielles, c’est garder ces moments de contact informels. Parce que travailler avec quelqu’un ce n’est pas seulement échanger des présentations powerpoint. Travailler avec quelqu’un c’est aussi se retrouver autour de la machine à café, se raconter sa soirée, son week-end ou sa prochaine destination de vacances. On n’est évidemment pas obligés de devenir les meilleurs amis du monde et de tout se dire, c’est évident, mais pour qu’il y ait une certaine compréhension professionnelle il faut comprendre comment l’autre fonctionne.

Et ça, ça ne se fait bien à mon avis que de façon informelle. Donc, ce que je vous conseille, même si je vous l’accorde, c’est un peut-être un peu artificiel, c’est de vous donner un rendez-vous hebdomadaire ou quotidien selon vos habitudes, mais un rendez-vous où vous pouvez échanger de façon plus décontractée. Ça peut être un petit déjeuner tardif le lundi pour bien démarrer la semaine, ou tout simplement une heure calée dans votre agenda dans la semaine juste pour papoter. Ça parait bizarre dit comme ça mais je vous assure qu’on s’y fait très vite et qu’on à même hâte de se retrouver.

Etre flexible

Et troisième chose à bien garder en tête c’est d’être flexible, d’être compréhensive. Si travailler à distance n’est pas toujours facile pour vous et bien c’est exactement la même chose pour vos équipe, vos partenaires, vos fournisseurs et vos clients. Eux aussi peuvent être parfois démotivés, eux aussi peuvent être désorganisés, eux aussi peuvent être angoissé, se sentir seul, et avoir du mal à travailler. Donc soyez à l’écoute, soyez ouverte, soyez empathique et soyez flexible. C’est en les soutenant que vous réussirez à fédérer votre équipe autour de votre projet.

Travailler avec les enfants

Quatrième pilier, s’adapter quand les enfants sont à la maison.

Pour tout vous dire, j’ai du complètement revoir mon organisation. Mais quand je vous dis complètement, c’est complètement. Jusqu’à il y a quelques jours, j’étais en congé maternité. Donc pendant la semaine, ma fille est à l’école en journée et je suis à la maison avec mon fils. Très clairement, le seul moment où je peux travailler c’est quand il fait des siestes ou le soir quand les deux dorment. Ça ne me laissait pas beaucoup de temps, mais Jusqu’ici ça marchait bien vu que je n’avais que les épisodes du podcast à construire. Qui dit congé maternité dit pas de travail à proprement parler.

Oui sauf que j’ai quitté Microsoft et que mon congé maternité a pris fin le 3 avril dernier. Le plan initial c’était de prendre une semaine de vacances à Pacques avec mes enfants et ensuite de confier mon bébé à une assistante maternelle pour me dégager du temps et travailler sur le lancement de mon activité de conseil et formation en marketing digital. Autant vous dire, que le covid-19 a mis un coup de frein à tout ça… Et qu’il a fallu changer le plan.

Avec le confinement j’ai en fait encore moins de temps qu’avant pour travailler, parce qu’en plus de m’occuper d’un bébé de 5 mois et bien il faut que je fasse la classe à une petite de CP. Et clairement quand on apprend à lire on est loin d’être autonome… Donc j’ai eu beau retourner le problème dans tous les sens, avec moins de temps pour travailler qu’avant impossible de lancer mon activité maintenant.

Je me reconcentre sur le podcast, si j’arrive à sortir un épisode toutes les deux semaines comme toujours, je serai déjà contente. Et puis quand j’arrive à trouver un peu de temps et bien je fais marcher mon réseau pour proposer mes services aux écoles de commerce. Les programmes de l’an prochain se font maintenant donc même si ce n’est qu’une partie de ce que je souhaite faire et que c’est dans plusieurs mois, et bien j’ai choisi de le prioriser tout simplement parce que si je ne le fais pas maintenant il faudra probablement attendre un an pour pouvoir me positionner;

Bref ce que je veux dire c’est que c’est bien d’avoir des plans, il faut avoir des plans. Mais il faut aussi savoir faire évoluer ces plans. Si le plan est devenu ingérable, il vaut mieux le revoir, quitte à réduire la voilure

Identifier quels sont les moments où vous aurez du temps (avant qu’ils se réveillent, une fois qu’ils sont couchés) et vous réserver ce temps pour avancer sur les tâches qui demandent de se poser un peu plus longtemps et de se concentrer.

Si vous êtes en couple, vous pouvez organiser un système de roulement pour vous occuper. Et si vous êtes seule avec des enfants, et à fortiori avec des jeunes enfants, et bien il va falloir commencer par accepter d’en faire moins. Le temps n’est pas extensible; même si vous êtes super efficace, vous ne pourrez pas être l’instit, l’animatrice et la cantinière tout en abattant le même boulot qu’avant. Ceux qui vous diront l’inverse se trompent ou mentent. Comme je dis à ma fille, je ne suis pas un octopus, je n’ai pas 8 bras, je ne peux pas tout faire.

Donc première chose, on va tout de suite se déculpabiliser : il est normal de ne pas en faire autant qu’en temps normal. C’est comme ça, c’est pour un temps, qu’on espère le moins long possible bien sûr, et ça s’arrêtera.

Quoiqu’il en soit, en attendant, il faut faire avec. Donc maintenant qu’on sait qu’on aura moins de temps pour travailler, il va falloir prioriser ses tâches. On laisse de côté tout ce qui n’est pas essentiel pour se concentrer sur l’essence de son travail. On externalise ce qu’on peut externaliser et on se fixe des objectif précis pour chaque semaine et idéalement chaque journée.

Et puis s’ils sont en âge de comprendre ce qu’est le travail, et bien il faut les mettre dans la boucle. Il faut leur donner des repères pour qu’ils sachent quand il peuvent vous solliciter, jouer avec vous ou faire la classe, et quand il faut vous laisser travailler.

Dans mon cas j’ai un petit de 5 mois et une de 6 ans. Donc le seul moment où je peux travailler c’est quand mon petit dort. Il n’y as pas d’heure fixe et on ne sais jamais pour combien de temps il va dormir. Donc dès qu’il dort, il faut que je puisse rapidement me mettre au travail.

Ma grande le sait. Lorsque son petit frère dort, elle doit soit faire un travail en autonomie (les maths c’est son truc, ça l’amuse et elle se débrouille à peu près toute seule) ou alors elle joue. Si vraiment c’est trop compliqué, j’accepte de lui mettre un dessin animé, après tout Netflix ce n’est pas que pour les adultes. Mais bon le sujet télé est un sujet sensible, chacun fait comme il veut, ce que je veux dire c’est que pour qu’un jeune enfant vous laisse travailler, il faut lui trouver des activités alternatives qu’il peut faire sans vous. Sinon vous pouvez être sûre que vous serez interrompue toutes les 30 secondes.

Alors une fois qu’on a dit ça, il faut bien se dire que ça ne marchera pas à tous les coups. Bon certains ont des enfants super autonomes, clairement ce n’est pas mon cas, donc ben il faut faire avec et savoir qu’il y aura des jours avec et des jours sans. En revanche, j’essaie de réexpliquer les règles à ma fille pour qu’elle comprenne à quel moment je suis disponible pour elle et à quel moment il faut qu’elle respecte mon travail.

On en profite pour expliquer ce qu’est le travail et pourquoi les adultes travaillent (évidemment, on présente toujours ça en positif, on évite les « laisse moi travailler sinon je ne gagnerai pas d’argent pour t’acheter des jouets »

Inclure ses clients

Et mon 5ème pilier c’est d’inclure ses clients dans tout ça.

L’une des choses compliquées quand on travaille confinée à la maison, c’est que les bruits du quotidiens ne sont jamais bien loin. Même si vous avez prévenu votre petit dernier de ne pas venir vous déranger pendant que vous êtes au téléphone, vous avez de bonnes chances pour que précisément au moment où vous êtes au téléphone votre enfant ait un truc super urgent à vous demander. Pour moi le dernier en date c’était que ma fille ne trouvait plus la selle du poney playmobil. Parce que oui, pour elle c’est ça une urgence…

Donc partons du principe que vous serez dérangée, si ce ne sont pas vos enfants ce sera le livreur ou les travaux du voisin. Mon conseil, pour simplifier les choses et vous éviter un stress non nécessaire, c’est de jouer carte sur table et notamment quand vous avez un client au téléphone. Si la petite dernière risque de débouler dans votre bureau avec une urgence playmobil, et bien je commencerais par le faire savoir à mon client.

Prévenir que l’on travail depuis son domicile et que l’on jongle avec des contraintes spécifiques, ça permet d’être beaucoup plus sereine quand la crise playmobil survient. Votre client comprendra que vous preniez une minute pour régler la crise. Si en revanche vous ne l’avez pas prévenu, il ne comprendra pas pourquoi il entend ce bruit de fond désagréable et vous risquez d’être obligé de le couper au milieu d’une phrase pour lui expliquer que vous devez retrouver immédiatement la selle playmobil – y a de bonnes chances qu’il soit un peu déstabilise, voire un poil énervé. Donc épargnez vous un stress inutile, annoncez la couleur. Pour ce qui est des enfants, en général votre interlocuteur s’intéressera même à votre jolie petite famille.

résumé

Pas de panique si vous n’avez pas tout noté, comme je vous le disais en intro, je vous ai préparé un résumé en une page pour vous guider. Pour l télécharger, il vous suffit d’aller sur la page lepodcastdumarketing.com/cadeau31.

Mais pour résumer rapidement ce qu’on vient de se dire, pour réussir son télétravail pour moi il faut faire attention à 5 choses :

La première c’est l’organisation. Il est clair qu’il va falloir mettre en place un système pour rester efficace et motivé sans l’émulation du groupe.

La deuxième c’est se créer un espace dédié au travail pour pouvoir se concentrer et protéger sa vie privée.

La troisième c’est savoir travailler en équipe malgré la distance

La quatrième c’est savoir gérer le quotidien quand les enfants sont à la maison

Et la cinquième c’est être suffisamment à l’aise avec la situation pour le faire savoir à ses clients.

Conclusion

Cet épisode touche à sa fin.

Si vous aimez ce podcast, s’il vous plaît aidez-moi à le faire connaître au plus grand nombre. Le meilleur moyen pour ça c’est de faire deux choses toutes simples : vous abonner et laisser un avis 5 étoiles sur iTunes. C’est vraiment ce qui va me permettre d’être visible dans les recommandations d’iTunes et donc de faire découvrir le Podcast du Marketing à de nouvelles personnes.

Et puis d’ici au prochain épisode, si vous voulez échanger avec moi, le meilleur moyen c’est de rejoindre mon réseau LinkedIn, vous me trouverez sous mon nom : Estelle Ballot. Je fais de mon mieux pour répondre à tous vos messages le plus rapidement possible.

Je vous dis à très vite.