L’une des questions qui revient le plus souvent quand on me parle d’entrepreneuriat c’est, comment faire pour être plus efficace? Comment faire pour jongler entre toutes les choses que j’ai à faire pour faire tourner mon activité? Et c’est encore plus vrai en ce moment. Si vous n’écoutez pas cet épisode au moment de sa diffusion, et bien en ce moment, nous sommes tous comme un tiers de la population mondiale confinés à la maison. Et entre autres, pour beaucoup d’entre nous ça veut dire travailler tout en s’occupant de ses enfants. Donc autant dire qu’on a plutôt intérêt à être efficace.

Alors bien sûr, encore plus qu’habituellement, il est clé d’avoir une bonne organisation. Je vous renvoie à l’épisode 27 dans lequel on a parlé de ma méthode pour optimiser mon temps de travail.

Bon mais planifier, se fixer des objectifs, prioriser, évidemment c’est essentiel mais ça ne fait pas tout. Être entrepreneurs, c’est aussi faire mille petites choses à côté de son activité principale. On est graphiste, comptable, analyste, rédacteur, parfois manager. Bref, on ne pas savoir tout faire, et en tout cas on ne pas savoir tout faire vite et bien.

Sauf que comme le temps nous est compté, et bien il faut trouver le moyen ben de faire vite et bien.

Et bien pour ça, encore une fois, merci le digital, il existe une multitude d’outils pour vous faciliter la vie. Aujourd’hui, je vous propose de voir ensemble mes outils essentiels pour avancer efficacement.

Remerciements

Mais comme d’habitude maintenant, je voudrais remercier toutes les personnes qui ont laisser un avis sur iTunes. Je sais, je n’arrête pas de le répéter, mais c’est tout simplement vital pour ce podcast. Alors vraiment merci du fond du cœur à toutes celles et ceux qui ont pris une minute pour le faire.

Alors, aujourd’hui je voudrais vous lire le message de Carole qui écrit «  Super Pro ! J’adore ce rendez vous bi-mensuel qui me permet de me poser sur des problématiques essentielles pour l’entrepreneuse que je suis. Merci beaucoup! ».

Merci beaucoup Carole, et votre message nous rappelle bien qu’il est essentiel de continuellement challenger son propre travail. Qu’on débute ou qu’on soit entrepreneur depuis des années, on a tous besoin de prendre un peu de recul parfois pour regarder son business avec objectivité. Donc bravo à vous et merci beaucoup pour votre témoignage.

Alors revenons-en à notre sujet du jour : les outils qui vont nous permettre d’être plus efficace sur certaines tâche et donc d’optimiser notre temps.

Je vous propose de voir ensemble les outils que j’utilise moi au quotidien pour travailler. Ce n’est clairement pas une liste exhaustive évidemment. Il existe un nombre incalculable d’outils que vous pouvez utiliser selon vos besoins et votre business. Il peut s’agir d’un logiciel, d’une application, d’un plug-in ou tout simplement d’un site internet. Peu importe, mais le but c’est de vous aider à travailler.

Si vous pensez à des outils que je n’aurais pas cités et qui vous semblent super efficaces, n’hésitez surtout pas à les partager dans les commentaires de cet épisode, je les rajouterai aux notes pour que tout le monde puisse en profiter.

Choisir le leader du marché

Alors toute première chose, si vous hésitez entre plusieurs outils pour faire un même résultat, mon conseil, je l’ai déjà dit et je le répète, mon conseil ce serait d’aller vers le leader du marché, l’outil le plus connu.

Je ne suis pas en train de dire que les autres outils ne sont pas bons. Evidemment ce n’est pas le cas, et si c’était le cas alors ça voudrait dire que les choses ne changent jamais, ce qui serait franchement triste. Non ce n’est pas ça. Je vais vers le leader pour trois raisons principales:

La première c’est qu’il y a rarement de hasard, si cet outil est leader sur son marché, c’est quand même probablement que c’est un bon outil.

Et la deuxième c’est qu’un outil qui est utilisé par beaucoup de monde, c’est un outil pour lequel vous allez facilement trouver du support. Si vous êtes bloqué sur quelque chose, vous ne comprenez pas ou vous n’arrivez pas à faire quelque chose, et bien il y a toutes les chances pour qu’un autre utilisateur ait déjà rencontré ce problème et l’ait documenté. Donc avec une simple recherche sur Google vous allez très facilement pouvoir vous sortir d’un mauvais pas.

Et troisième raison, c’est l’intégration. Vous allez voir que très souvent, un outil fonctionne avec un autre outil. Par exemple, vous avez un quizz et vous voulez vous en servir pour collecter les adresses emails de votre audience. Et bien l’outil qui vous permet de créer votre quizz va devoir se mettre en relation avec votre gestionnaire de base email. C’est ce qu’on appelle l’intégration. Faisons simple, si vos deux outils sont connus, il y a de bonnes chances pour qu’ils puissent être intégrés l’un à l’autre. Si ce n’est pas le cas, vous risquez d’être tout simplement bloquée. Donc c’est un point super important à ne pas négliger.

Outils de partage

Alors on commence par ce que j’appelle les outils de partage. Ils s’agit en fait d’outils qui vont vous permettre de partager votre travail avec votre équipe si vous en avez une, mais aussi vous permettre de retrouver votre travail où que vous soyez et sur n’importe quel ordinateur.

Le premier outil que je vous propose, c’est Office 365, c’est-à-dire la version d’Office par abonnement qui vous permet d’utiliser la toute dernière version de la suite Office, c’est-à-dire Word, Powerpoint, Excel, Skype, Teams, et plein d’autres depuis n’importe quel ordinateur puisque vous vous connectez avec votre compte Microsoft. Vous enregistrez tous vos fichiers sur Dropbox et hop vous avez accès à l’ensemble de vos fichiers depuis n’importe où et n’importe quel ordinateur.

Alors c’est super pratique pour se déplacer sans forcément avoir son ordinateur sous le bras, mais c’est aussi une formidable sécurité en cas de perte, de vol ou de casse de votre ordinateur. Franchement, il n’y a rien de pire que de ne plus pouvoir travailler parce que vous n’avez plus votre ordinateur.

Alors c’est super pratique pour se déplacer sans forcément avoir son ordinateur sous le bras, mais c’est aussi une formidable sécurité en cas de perte, de vol ou de casse de votre ordinateur. Franchement, il n’y a rien de pire que de ne plus pouvoir travailler parce que vous n’avez plus votre ordinateur.

Autre avantage d’Office, vous allez pouvoir très facilement partager vos documents avec votre équipe et même travailler en même temps sur un même document. Il vous suffit d’envoyer le lien à vos collaborateurs et tout le monde peut travailler sur le document.

Vous pouvez également le faire avec la suite Google. Je sais que beaucoup de gens l’utilisent. Ce n’est pas mon cas, donc je ne peux pas vous donner d’avis, à vous de tester et de voir si cette option vous convient. Le bon point de la suite Google c’est qu’elle est gratuite là ou la Office coûte de mémoire 8 € par mois.

Bon et puis pour les fichiers que vous ne pouvez pas partager, comme par exemple des images et bien vous pouvez utiliser we transfer qui est gratuit et qui vous permet d’envoyer jusqu’à 2 giga par envoi.

Outils de création

Alors justement, quand on parle d’images à envoyer, un super outil pour vos créations graphiques c’est Canva. En quelques années, c’est devenu un outil absolument indispensable et en plus de ça gratuit. Pour faire simple, Canva c’est un outil très simple qui va vous permettre de faire des mises en page comme un pro. Vous y trouverez des modèles au formats les plus couramment utilisés comme par exemple la bannière facebook ou linkedin, mais vous allez aussi pouvoir faire votre logo, une super présentation ou une infographie.

Canva vous propose des visuels mais vous pouvez aussi ajouter bien sûr vos propres visuels. Et l’un des principaux problèmes des images c’est leur poids. C’est un problème parce que quand vous ajoutez une image lourde à votre site internet, et bien vous ralentissez énormément l’ouverture de votre page. Et ça c’est l’une des principales raison d’abandon d’un site. Si vous allez sur un site et que vous devez attendre plus de 2 secondes pour que la page s’ouvre, et bien il y a toutes les chances pour que vous fassie demi-tour avant même d’avoir vu quoi que ce soit.

Donc il faut absolument éviter d’alourdir vos page, et l’une des meilleures façons d’alléger vos pages, c’est de réduire le poids de vos images. Et pour ça, vous pouvez utiliser un excellent outil qui s’appelle tiny png, ça s’écrit T-I-N-Y-P-N-G. Cet outil gratuit va vous permettre en quelques secondes de réduire sensiblement le poids de votre image sans perdre en qualité. En réalité si vous allez perdre en qualité mais ça ne se verra tout pas sur le web parce qu’un écran n’a de toutes façons pas une très haute définition.

Et si même après tiny png votre image reste lourde, c’est probablement que ces dimensions sont trop grandes. Encore une fois vous n’avez pas besoin d’une image trop grande puisque votre écran est limité. Donc n’hésitez pas à réduire ses dimension, quand je parle de dimensions ici je parle de pixel. Vous pouvez le faire très facilement sous paint par exemple. En général je réduit la largeur de mes images à 800 pixel. C’est largement suffisant pour mon site et ça permet d’alléger sensiblement certaines images.

Un autre outil de création que j’aime bien, c’est Ripl – R-I-P-L c’est un petit outil tout simple qui vous permet de transformer une suit d’image en petite animation video. C’est super utile pour les réseaux sociaux sur lesquels on sait que la vidéo a tendance à plus attirer l’attention qu’une image statique.

Outils indispensables votre site

Ensuite  on en vient aux outils indispensables pour la bonne gestion de votre site internet. Alors concernant la construction à proprement parler de votre site, je ne vais pas rentrer dans le détail vu que j’ai déjà consacré deux épisodes entiers à ce sujet les épisodes 11 et 12. Donc si vous ne les avez pas écouté ou si vous êtes sur le point de vous lancer dans la construction de votre site, je vous conseille de commencer par réécouter ces épisodes.

Mais une fois que vous avez votre site, il y a des outils essentiels qu’il faut absolument que vous utilisiez.

Le premier c’est un outil d’aide au SEO. Le SEO, je vous le rappelle si ça ne vous parle pas ça veut dire Search Engine Optimisation, c’est-à-dire l’optimisation de votre site pour les moteurs de recherches, en gros faire en sorte que votre site plaise à Google. Donc si le terme n’est pas bien clair pour vous, je vous renvoie à l’épisode dans lequel je vous donne les bases du SEO, c’est l’épisode 5.

Donc si vous avez monté votre site sur wordpress, il y a un outil indispensable à ajouter c’est Yoast Y-O-A-S-T qui va vous permettre de rédiger vos balises, c’est-à-dire le titre et le petit texte d’introduction que l’on verra sur la page de recherche de Google. C’est super important parce que c’est ce qui fera ou ne fera pas cliquer sur votre site. En plus de ça, yoast va vous donner plein de conseils pour améliorer chacun de vos posts, donc vraiment c’est super utile.

Deuxième outil indispensable c’est bien sur Google Analytics. Alors Google analytics c’est l’outil d’analyse qui va vous permettre de comprendre combien de personnes viennent sur votre site, qui sont-elles et comment est-ce qu’elles se comportent. C’est un outil essentiel, et c’est bien sûr la référence sur le marché. Une fois qu’on a dit ça, moi je vous invite à ne pas passer trop de temps non plus à scruter Google Analytics. Le problème avec ce genre d’outil c’est qu’on a vite fait de passer ses journées à étudier le moindre mouvement de ses lecteurs, et franchement ça n’a pas grand intérêt.

Une bonne pratique à mon avis c’est de jeter un très rapide coup d’œil régulièrement juste pour vous assurer qu’il n’y a pas un gros bug quelque part qui fait que vos utilisateurs ne vous trouvent plus et une fois par mois vous vous caler une session d’analyse plus approfondie.

De cette façon, vous restez vigilante au quotidien sur la bonne santé de votre site mais vous ne perdez pas de temps et tous les mois vous rentrez dans le détail et prenez des décisions stratégiques pour l’avenir. 

Troisième outil indispensable, un outil de sauvegarde de votre site. Encore une fois je vous donne le plug in que j’utilise sur WordPress. Désolée si vous êtes sur une autre plateforme mais ne l’utilisant pas je ne peux pas vous conseiller. En revanche, si votre plateforme ne vous propose pas la possibilité de sauvegarder votre site, fuyez.

Alors pourquoi sauvegarder votre site, et bien tout simplement parce qu’en informatique, s’il y a une certitude c’est qu’à un moment donné il y aura des bugs. A un moment donné, vous allez modifier quelque choses qui ne vous plaira pas et vous ne saurez plus comment revenir en arrière ou vous allez rajouter un outil, un plug in, qui ne va pas être compatible avec un autre de vos outils et qui va tout faire bugger.

Donc croyez moi, pour vous éviter des sueurs froides utiliser un outil de sauvegarde pour vous permettre de revenir en arrière. A nouveau, moi j’utilise l’un des leaders, il s’agit d’Updraft plus. Il est gratuit dans sa version basique et il va vous permettre de planifier automatiquement vos sauvegardes, tous les jours, tous les 2 jours, toutes les semaines, tous les mois, c’est vous qui voyez. Vous pourrez aussi choisir le nombre de sauvegardes que vous voulez garder en mémoire, et pour ne pas encombrer votre ordinateur et bien vous pouvez enregistrer tout ça sur dropbox, c’est-à-dire dans le cloud.

Emailing

Alors, une fois que vous avez un site internet fonctionnel, et bien il va évidemment falloir penser à construire votre audience et mon conseil c’est de la rediriger vers votre base email.

Pour ma part, vous le savez si vous écoutez régulièrement le podcast du marketing, j’utilise Mailchimp qui me convient parfaitement parce qu’il est très complet tout en étant gratuit jusqu’à 2000 utilisateurs. Mais tout le monde n’adhère pas à mailchimp, d’abord parce qu’il faut un peu de temps de prise en main (moi je ne le trouve pas particulièrement compliqué mais je sais que beaucoup de gens ne comprenne pas la logique de mailchimp) et puis autre point, le site n’existe qu’en anglais, donc si vous n’êtes pas à l’aise avec la langue de shakespear, ça peut être un problème.

Bon mais dans tous les cas, il existe d’autres alternatives, comme par exemple Sendinblue qui est français ou Convertkit qui est le principal concurrent de mailchimp.

Pour comprendre l’intérêt d’une base email et mes tips pour la construire, je vous renvoie à l’épisode 8 et 16 dans lequel on a abordé plusieurs techniques dont le leadmagnet et la landing page.

Mailchimp va vous permettre de créer facilement une landing page mais ce sera dans la version payante. Avec la version gratuit, vous pouvez tout à fait en créer une, mais il faudra rentrer un peu dans le code. Rien de très compliqué mais il faut se pencher sur le sujet.

Sinon, il existe des outils spécialisés dans la création de landing page qui convertissent, le plus connu c’est probablement leadpages mais attention ça vous coûtera tout de même 25$ par mois. En soit ce n’est pas très cher, mais c’est à rajouter à votre coût d’acquisition.

Outils de gestion

Si votre site a une fonction e-commerce, alors il vous faudra vous équiper d’un outil de paiement. Il en existe plusieurs, mais encore une fois j’ai tendance à aller directement vers l’un des leaders, moi j’ai l’habitude d’utiliser Stripe. Le gros avantage de Stripe c’est qu’il s’intègre parfaitement avec mon site ce qui fait que le client ne se rend compte de rien, du début à la fin de l’opération, il reste sur mon site.

Il existe d’autres outils connus comme Paypal ou Ingenico par exemple. Ils sont légèrement moins chers mais il est nécessaire de rediriger votre client vers le site de paiement. Donc ils sortent de votre site. Ce n’est pas grave, ils sont redirigés vers votre site à l’issue de paiement, mais c’est moins fluide d’un point de vue de l’expérience client.

Je vous laisse évidemment faire votre recherche pour choisir votre outil de paiement mais l’un des points essentiels à vérifier c’est l’intégration avec votre site, et puis bien sûr le prix. Selon les cas, il va s’agir d’un montant fixe par transaction et/ou d’un pourcentage de la transaction.

Autre outil indispensable qu’il va falloir vous procurer, c’est un outil de facturation. Là il s’agit d’être en règle d’un point de vue légal donc il ne faut évidemment pas négliger ce point. Même si vous êtes auto-entrepreneur, vous devez éditer des factures en bonne et due forme via un logiciel de facturation, c’est la loi.

Alors bien sûr il existe des solutions payantes, mais vous pouvez également bénéficier de logiciels totalement gratuit. Le plus connu actuellement c’est Henrri. Alors il se trouve que je ne l’utilise pas encore. Actuellement j’utilise Express Invoice qui est également gratuit mais propose a priori beaucoup moins de fonctionnalités. Je l’utilise depuis la création de ma toute première activité, et ça me convient parce que je n’ai pas un gros volume de factures à gérer. Mais je trouve l’interface un peu trop basique donc il est probable que je me mette sous peu en quête d’un nouveau logiciel. Clairement, Henrri est sur ma liste.

Quoi qu’il en soit, un bon logiciel de facturation doit vous simplifier la vie. D’abord, il doit vous permettre de créer facilement et rapidement vos devis et factures. Idéalement, il doit d’ailleurs vous permettre de créer une mise en page qui vous convient et aux couleurs de votre société parce que la facture est l’un des documents les plus consultés, donc autant qu’il vous ressemble.

Et deuxième chose très importante, le logiciel de facturation doit vous permettre de suivre très facilement et rapidement vos entrées d’argent. Idéalement il doit vous permettre en un coup d’oeil d’identifier les paiement et les retards de paiement pour pouvoir relancer au plus vite les mauvais payeurs.

Avis

Un fois que vous avez réalisé une vente, une étape essentielle à ne pas oublier (et énormément de sites font l’impasse dessus), c’est de demander leur avis à vos clients.

Pourquoi est-ce que c’est essentiel? Et bien parce que vous n’améliorerez jamais votre service si vous ne savez pas ce que vos clients apprécient ou n’apprécient pas et en plus de cela, demander son avis à son client c’est une très bonne façon de créer la relation. Si vous lui demander son avis c’est que vous vous souciez de lui.

Et puis, derrière ces bonne et importantes intentions, il y a un autre intérêt, c’est que vos prochains utilisateurs font confiances aux avis des clients précédents. D’après une étude de Google c’est même plus de la moitié des utilisateurs qui se disent influencés par ces avis dans leur décision d’achat. Donc récolter des avis utilisateurs est en fait crucial pour développer ses ventes sur le net.

Alors il existe de nombreux outils, je vais vous en citer 2. Le premier c’est Yotpo qui va vous permettre d’envoyer automatiquement un mail à vos acheteurs pour qu’ils notent leur expérience. Et ces avis seront automatiquement intégrés sur votre site sous la forme d’étoiles et de commentaires. C’est exactement le même principe que pour noter les podcast sur iTunes, j’en profite pour vous rappeler que vous pouvez donner 5 étoiles au podcast du marketing pour me soutenir et donner envie à d’autre personnes de m’écouter. Voilà c’est fini pour l’auto-promo mais c’est tellement important que je ne pouvais pas en pas le dire.

Autre outil super intéressant c’est Trustpilot. Alors Trustpilot c’est un peu le même concept que Yotpo sauf que l’avis est directement communiqué à Google et Bing ce qui fait que votre notation apparaîtra dans les recherches Google. Et ça c’est une très bonne façon de se rendre visible.

Il existe plein d’autres outils, si vous en voulez une plus longue liste pour faire votre marché, je vous laisserai le lien d’un article assez complet sur le sujet dans les notes de l’épisode.

Idées on the go

Alors voilà, ce sont les principaux outils que j’utilise régulièrement et qui je pense peuvent aussi vous être utiles. Evidemment je le répète, il ne s’agit pas là d’une liste exhaustive, il existe des milliers et des milliers d’outils digitaux qui peuvent vous aider à gagner en efficacité, mais attention tout de même à ne pas trop en faire. On est vite tenté de prendre tous les outils qui nous tombent sous la main et le risque c’est de se noyer sous les outils.

Prenez ceux qui vont vraiment vous être utiles et vous apporter quelque chose concrètement et laissez les autres de côté. Souvenez-vous que plus vous avez d’outils, plus vous avez de risques de mauvaise intégration entre eux, donc n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre.

Dernier outil dont je voulais vous parler, et celui là n’aura pas de problème d’intégration. C’est en fait très probablement l’outil que j’utilise le plus, et c’est l’outil le plus simple, il s’agit des notes sur mon téléphone.

Alors je suis d’accord avec vous, il n’y a pas là de fonctionnalités dingues, mais c’est vraiment un outil essentiel pour moi. Dès que j’ai une idée en rapport avec mon activité je la note immédiatement dans mes notes. J’ai toujours mon téléphone à portée de main donc pas de risque que je laisse filer cette idée.

En plus de ça, et comme je suppose la plupart d’entre vous, je fais la majorité de mes recherches internet depuis mon téléphone. Et je le fais souvent en faisant autre chose, ça peut être en regardant la télé (je fais partie de ces gens qui ne savent pas faire une seule chose à la fois) donc ça va être devant la télé, en donnant le biberon à mon fils ou dans les transports en commun (alors évidemment pas en ce moment mais disons dans la vie normale). Bref, je lis beaucoup d’articles intéressants sur mon smartphone et je vois aussi  passer des pubs ou des façons de présenter les choses que j’ai envie de transposer sur mon activité. Et bien dans ce cas là, je fais immédiatement une copie d’écran et je l’enregistre dans mes notes.

Je me suis créé des notes pour tous les principaux sujets qui m’intéressent et comme ça je retrouve très facilement mes infos une fois que je suis rentrée au bureau et que je veux approfondir le sujet.

Donc voilà c’était mon dernier conseil d’outil, il est tout simple mais il me fait gagner un temps fou.

Résumé

Alors je vous résume les différents outils dont on vient de parler.

D’abord les outils de partage, Office 365 couplé à Dropbox ou la suite Google si vous préférez, et puis we transfer pour envoyer tous les fichiers volumineux que vous ne pouvez pas partager.

Ensuite les outils de création : canva pour créer des visuels comme un pro, tiny png couplé à paint pour réduire le poids de vos images et ripl pour monter des vidéo avec vos visuels.

Et puis on a parlé des outils pour votre site avec Yoast pour maîtriser votre SEO, Google Analytics pour analyser le comportement de votre audience et Updraft Plus pour sauvegarder votre site au cas où quelque chose vienne le faire bugger.

Pour ce qui est de la gestion de vos emails, moi j’utilise Mailchimp mais il y a aussi SendinBlue et Converkit entre autres. Et puis pour créer des landing page qui convertissent vous pouvez utiliser leadpages.

Ensuite il vous faudra sûrement un dispositif de paiement comme Stripe, Paypal ou Ingenico et puis un logiciel de facturation comme Henrri.

Et dernière étape à ne pas oublier, c’est de demander l’avis de vos clients via Yotpo ou Trustpilot pour ne citer qu’eux.

Et bien sûr, tous les jours à tout moment, dès qu’une idée vous passe par la tête ou que vous voyez une pub sympa sur les réseaux ou une landing page accrocheuse, faite une copie et gardez là précieusement dans l’outil notes de votre téléphone pour vous en inspirer plus tard.

Conclusion

Cet épisode touche à sa fin. Merci de l’avoir écouté jusqu’ici.

Et comme d’habitude, si vous aimez ce podcast, s’il vous plaît aidez-moi à le faire connaître au plus grand nombre. Le meilleur moyen pour ça c’est de faire deux choses toutes simples : vous abonner et laisser un avis 5 étoiles sur iTunes. C’est vraiment ce qui va me permettre d’être visible dans les recommandations d’iTunes et donc de faire découvrir le Podcast du Marketing à de nouvelles personnes.

Et puis d’ici au prochain épisode, si vous voulez échanger avec moi, le meilleur moyen c’est de rejoindre mon réseau LinkedIn, vous me trouverez sous mon nom : Estelle Ballot. Je fais de mon mieux pour répondre à tous vos messages le plus rapidement possible.

D’ici là prenez soin de vous et de vos proches. Je vous dis à très vite.